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中小企业信息化 软件跟着流程走

[日期:2007-08-28] 来源:中国企业家  作者: [字体: ]
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  一个人的部门,既操心企业信息化,又负责ISO9000认证,这在国内中小型企业信息化管理中并不鲜见。但就是这个类似于“半个人”的信息化,照样做得有声有色。

  “我们部门就我一个人,既管SAP又管ISO9000.”郭睿心笑道。她是深圳市新威尔电子有限公司的信息化负责人。年营业额只有700到1000万元,主要生产电池性能检测设备、电池化学成分设备和电池电压内阻仪的深圳市新威尔电子有限公司是一家标准的中小型企业。

  人少,事不少

  “我们公司的业务量不大,但配套物料就有一千多种,有些不是标准件,还需要外包加工。”郭睿心介绍说,早在1999年,新威尔电子为了提高物料管理水平,就把美国版QuickBooks用于物料管理。但由于QuickBooks系统只能由财务部门查看,研发、生产和销售等部门无法资源共享,伴随业务发展,各部门的协调问题也日益增多。

  2004年11月,新威尔上马了SBO(SAPBusinessOne),替代了之前的QuickBooks。从物料编码开始,新威尔公司统一物料名称,规定具体型号,理顺了各种物料之间的相互关系。在物料清理的过程中,公司竟然发现仓库中有大批积压的物料,其价值高达10多万元。经过整顿,目前仓储空间已缩减到原来的一半。

  截止到2006年1月份,新威尔公司的SBO软件已经升级两次。目前大致有有销售、采购、库存、生产、服务、人力资源和物料需求计划几个模块。提到对软件应用的体会,郭睿心说,这个软件由于把物料管理和各个流程模块衔接,避免了各自独立导致的“孤岛”状态。

  整合由内向外

  在实施SBO管理软件之前,新威尔电子公司已经通过了ISO9000认证。虽然IS09000规定了各部门的岗位职责,但是执行力度不够,各部门没按流程走,最终导致部门职责混淆,相互有推诿扯皮的现象。

  实施SBO软件以后,系统的操作流程固定,职责更加明朗。通过系统,报价、合同、交货就都可以由一个人来完成。郭睿心介绍,通过应用管理软件系统,业务流程管理更加规范了。

  “以前我们公司做销售,只要一纸合同,然后交货就OK了。”郭睿心回忆,在过去,合同成交以后,原始单据都可能丢失,更不要说其他资料了。现在有了这套管理系统,销售人员要按照上面的流程从报价、订单到交货一直走下来。不但不会出问题,并且这些原始的单据也都会在系统上得到很好的保存。

  郭睿心认为,外部流程只依靠纸张和人为操作来管理,比较灵活,但问题也比较多。往往会有一些操作人员不严格按照流程要求填写表单。

  SBO上马后,由于系统数据对业务合作伙伴信息的管理比较详细,操作人员还可以把相关客户和供应商的详细资料都添加进去。

  “这样,我们的业务员和客户联系的时候,再也不会‘撞机’了。”郭睿心表示,由于系统数据库对联系人的地址变化等信息规定的都比较详细,方便了业务员筛选客户。只有把客户资料录入系统,才可以做单,这样不仅提高了工作效率也使工作流程更加明朗。
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